Případová studie: Dočesná Žatec

Výchozí situace

Dočesná je tradiční festival chmele a piva pořádaný každoročně v Žatci. Před zavedením systému TAGBOX se organizátoři potýkali s několika výzvami:

• Komplikovaná správa velkého množství stánků a atrakcí
• Časově náročná komunikace se stánkaři prostřednictvím e-mailů a telefonátů
• Obtížné sledování plateb a smluv
• Neefektivní organizace elektrických přípojek pro stánky
• Problémy s alokací dostupného prostoru

Implementace TAGBOX

Organizátoři Dočesné se rozhodli implementovat systém TAGBOX pro zjednodušení organizace festivalu. Klíčové fáze implementace:

1. Vytvoření interaktivní mapy areálu - Přesné zmapování prostoru s vyznačením všech stánků, atrakcí a infrastruktury.
2. Konfigurace systému - Nastavení různých typů stánků, cenových kategorií a specifických požadavků festivalu.
3. Onboarding stánkařů - Postupné seznámení stánkařů s novým systémem online rezervací.

Výsledky

Po prvním ročníku používání systému TAGBOX zaznamenali organizátoři následující pozitivní výsledky:

Nejužitečnější funkce pro Dočesnou

• Vizuální mapa areálu - Stánkaři vidí přesně, kde se jejich stánek nachází, což eliminuje nedorozumění.
• Automatické generování smluv - Systém vytváří smlouvy automaticky na základě rezervace.
• Online platby a jejich sledování - Přehledný systém plateb s automatickými upomínkami.
• Správa elektrických přípojek - Jednoduché přidělování a sledování kapacity elektrických okruhů.
• Export dat - Možnost exportu seznamů stánkařů pro další využití.

Zpětná vazba od stánkařů

Stánkaři ocenili nový systém především pro:

• Jednoduchost a rychlost rezervace online
• Možnost výběru preferovaného místa na mapě
• Přehlednost informací o platbách a smlouvách
• Snadné objednání elektrické přípojky

"Rezervace stánku přes TAGBOX byla mnohem jednodušší než v předchozích letech. Viděl jsem přesně, kde bude můj stánek, a všechno jsem vyřídil online během chvíle."

Martin Novák, provozovatel pivního stánku

Závěr

Systém TAGBOX významně zefektivnil organizaci Dočesné v Žatci. Automatizace rutinních úkolů, zlepšená komunikace se stánkaři a přehledná správa celého procesu umožnily organizátorům soustředit se na další aspekty festivalu a zlepšit celkový zážitek pro návštěvníky.

Organizátoři plánují v dalších ročnících rozšířit využití systému o další moduly, jako je správa vstupného a vratných kelímků.